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Syndic


UN SYNDIC FAMILIAL A HYERES
 
HUMAIN ET DISPONIBLE
 
PROCHE DE VOUS ET REACTIF
 
C’EST POSSIBLE !
 
Nous gérons votre copropriété comme si c'était la nôtre, en famille. Implantée au 78 avenue Gambetta à Hyères, nous sommes au cœur du bassin hyérois et nous limitons volontairement notre activité de syndic dans un rayon de 20 minutes autour de l'agence pour garantir notre réactivité et être régulièrement présents auprès des copropriétaires.

Vous aurez en tout et pour tout 2 interlocuteurs à votre disposition :
 
. Hervé LE ROY-BARRE, Directeur et fondateur de l’agence (35 ans d'expérience dans l'immobilier)
  Portable : 06 63 74 95 07 – mail : herve@leroybarre-immobilier.com
 
. Lou SAINT-ANDRE, entièrement dédiée à cette activité au quotidien
  Portable : 06 95 80 94 13 – mail : lou@leroybarre-immobilier.com
 
Pas de standard impersonnel, pas de robot vocal ni d’identifiant ou mot de passe pour nous joindre ! 

Nous sommes ouverts toute l’année sans interruption et suivons l’activité de votre immeuble en tandem, au quotidien (nos bureaux sont voisins dans l’agence !). Passez quand vous voulez, nous sommes là et pas ailleurs !
 
Notre département syndic a vocation à gérer un nombre restreint d'immeubles pour instaurer un climat de confiance avec les conseils syndicaux, dans une démarche fondée sur la transparence totale.

Nous sommes très attachés à maintenir une présence physique régulière sur les sites que nous gérons, et à offrir un service en ligne (extranet copropriétaire) complet, ergonomique, simple à utiliser et mettant à disposition des copropriétaires tous les documents relatifs à leur immeuble, en temps réel.

Cette approche artisanale et personnalisée, que voulons novatrice dans ce métier qui souffre d'une mauvaise image, vise à obtenir un taux de satisfaction de 100% aux copropriétaires qui nous font confiance.


LE CONTRAT DE SYNDIC

Pour répondre à un reproche hélas souvent entendu, nous vous proposons un contrat simple et clair, sans mauvaise surprise, avec un forfait complet pour la gestion courante de :
 
15 € TTC/mois = 180 € TTC/an
par lot principal d'habitation
 
Avec un minimum forfaitaire de 1.800 € TTC/an pour les copropriétés de moins de 10 lots d’habitation
 

Ce forfait comprend l'ensemble de la gestion quotidienne de votre copropriété sur un exercice complet, à savoir :


ORGANISATION DE L'ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE (1 fois par an)

. Préparation de l'ordre du jour en lien avec le conseil syndical (et sur demande de tout copropriétaire)
. Envoi des convocations aux copropriétaires par les moyens à leur convenance (courrier RAR ou recommandé électronique)
. Elaboration de la feuille de présence
. Tenue du secrétariat de l'assemblée (sauf si un copropriétaire se porte volontaire)
. Rédaction du procès-verbal de l'assemblée (délibérations et résultat des votes)
. Inscription des procès-verbaux d'assemblée dans le registre règlementaire
. Envoi d’une copie du procès-verbal à tous les copropriétaires, qu’ils aient été présents ou non, qu’ils aient voté pour ou contre les résolutions proposées
. Exécution et suivi des décisions prises
. Affichage d’une synthèse des décisions prises dans les parties communes de l’immeuble pour la bonne information de tous les occupants (y compris les locataires)
 
RELATION SUIVIE AVEC LE CONSEIL SYNDICAL
 
. Réunions préparatoires (nombre illimité) avec examen des comptes et justificatifs
. Mise à disposition et copie de toutes les pièces demandées
. Rédaction d’un compte-rendu écrit des réunions avec le conseil syndical
. Mise à disposition d’un compte extranet pour tous les copropriétaires, permettant la consultation en toute transparence de l’ensemble des documents relatifs à la copropriété
 
GESTION ADMINISTRATIVE COURANTE
 
. Secrétariat général (courriers/mails copropriétaires, locataires, fournisseurs, prestataires, administrations et collectivités)
. Immatriculation de la copropriété au Registre National des Copropriétés et mise à jour régulière de la fiche synthétique de la copropriété
. Elaboration et tenue régulière du carnet d’entretien de la copropriété (travaux réalisés, contrats de maintenance en cours, assurances)
. Visites régulières dans l’immeuble (nombre illimité)
. Négociation et gestion des contrats avec les fournisseurs et prestataires (énergie, entretien, maintenance des équipements, espaces verts)
. Négociation et mise en place de l’assurance Responsabilité Civile pour les parties communes de la copropriété (dommages aux tiers), avec option Protection Juridique pour se prémunir contre des frais de procédure souvent très élevés en cas de contentieux
. Conservation des archives (physiques et dématérialisées)
. Gestion des sinistres et règlement des indemnités aux tiers concernés (application de la convention IRSI)
 
GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE
 
. Reprise de la comptabilité lors la signature du contrat (gratuit)
. Récupération de la totalité des archives de la copropriété auprès du syndic précédent, en veillant à maintenir un climat confraternel dans l’intérêt de tous
. Gestion de la trésorerie de la copropriété sur un compte bancaire séparé ouvert au nom du syndicat des copropriétaires pour une totale transparence
. Tenue de la comptabilité
. Récupération et enregistrement des factures
. Règlement des fournisseurs dans les délais contractuels pour éviter les pénalités
. Communication des comptes aux copropriétaires
. Elaboration et envoi des appels de fonds (trimestriels le plus souvent), par courrier ou mail au choix des copropriétaires
. Suivi des encaissements par prélèvement, virement ou chèque selon le choix de chaque copropriétaire
. Relance amiable des impayés (facturés au prix coûtant du courrier recommandé au copropriétaire concerné)
. Suivi du budget voté
. Préparation et discussion avec le conseil syndical des budgets prévisionnels
. Répartition des charges entre les copropriétaires selon les tantièmes fixés par l’EDD (Etat Descriptif de Division)
. Elaboration du décompte annuel définitif des charges de copropriété avec ventilation des charges récupérables auprès du locataire (le cas échéant)
 
MISE A DISPOSITION D’UNE PLATEFORME COLLABORATIVE SIMPLE ET INTUITIVE
 
Souvent appelé « extranet  copropriétaire », cet outil doit être simple à utiliser et complet pour éviter les recherches et échanges de mails inutiles, ainsi qu’une consultation à toute heure, 365 jours par an, de tous les documents dématérialisés de la copropriété :
. Règlement de copropriété (RCP) et état descriptif de division (EDD), avec l’ensemble des modificatifs éventuels
. Fiche synthétique de la copropriété
. Carnet d’entretien de l’immeuble
. Diagnostics techniques des parties communes
. Contrats en cours (assurances, entretien, maintenance, travaux, devis)
. Contrat du syndic
. Les comptes du syndicat des copropriétaires
. Les relevés bancaires
. La liste de l’ensemble des copropriétaires
. Les documents règlementaires du syndic : carte professionnelle S, assurance responsabilité civile professionnelle (RCP), attestation de garantie financière
Et pour chaque copropriétaire, un espace sécurisé individuel avec :
. Ses charges courantes
. Ses appels de fonds
. Sa quote-part du budget approuvé en assemblée générale
. Sa quote-part du fonds travaux ALUR
Cette plateforme permet aussi de dialoguer de manière fluide, avec un historique des échanges, avec l’ensemble des copropriétaires :
  • Signalement des incidents (sinistres, dysfonctionnements, pannes, incivilités)
  • Suivi interactif de la vie de la copropriété en temps réel (prochaine AG, travaux et dépannages en cours, intervention prévue d’un fournisseur,…)
  • Messagerie pour communiquer avec l’agence et les autres copropriétaires (mais il est aussi simple de nous appeler ou de passer à l’agence si vous préférez – nous, on préfère…)
 
HONORAIRES HORS GESTION COURANTE

En dehors de cette gestion courante, nous pouvons être amenés, à la demande des copropriétaires réunis en assemblée générale, à mener des missions complémentaires exceptionnelles (travaux de gros entretien ou d’amélioration, suivi et négociation d’un contentieux, modification du règlement de copropriété, etc.,.). Ces missions donnent lieu à des honoraires complémentaires exceptionnels, qui feront obligatoirement l’objet d’un vote en assemblée générale, donc :
 
AUCUNE MAUVAISE SURPRISE A REDOUTER SUR NOS EVENTUELS HONORAIRES COMPLEMENTAIRES !
 
Nous consulter pour le barème détaillée des prestations hors forfait – envoi sur simple demande.